「毎月の請求書入力に追われ、家族との時間がとれない」 「単純作業を自動化し、社内のDX化を進めて評価を上げたい」
こんな悩みを抱えている担当者の方もいるのではないでしょうか。
本記事では、Power AutomateのAI Builderが持つ3つの機能や料金体系、具体的な自動化事例を解説します。
単純作業から解放されて無駄な残業を減らし、家族と過ごす充実したプライベートを手に入れましょう。
Power AutomateのAI Builderが持つ基本的な仕組み
マイクロソフト社が提供する業務自動化ツールには、AIを手軽に組み込める機能があります。
プログラミングの専門知識を持たなくても、日々の定型作業にAIを適用できる仕組みです。
具体的な特徴と役割を順番に解説します。
ノーコードで扱えるAI機能
AIを業務に導入する最大の障壁は、高度なプログラミング知識が求められる点です。
マイクロソフト社の自動化ツールを利用すれば、複雑なコードを書かずにAIモデルを構築できます。
画面上の直感的な操作のみで設定作業が完結するからです。
たとえば、あらかじめ用意されたAIモデルを選ぶだけで、すぐに文字認識や感情分析を使い始められます。
画面に表示される指示に従ってクリックを進めるだけで、事前の設定作業が終わります。
さらに独自のAIモデルを作る場合も、過去のデータを読み込ませるだけで自動的に学習が進みます。
専門のエンジニアへ依頼する手間や高額な外注費を大きく削減できるでしょう。
専門知識を持たない担当者でも、手軽に最先端の技術を活用できる仕組みと言えます。
自社のデジタルトランスフォーメーションを強力に後押しする機能に違いありません。
業務プロセスを自動化する役割
本ツールは、企業内の様々な定型作業をAIの力で効率化する働きを持ちます。
手作業で行っていたデータ入力や情報収集を自動で処理し、業務全体の効率を飛躍的に引き上げます。
人間が判断していた複雑な工程をAIが代行し、作業時間を大幅に短縮できるからです。
たとえば、取引先から届く請求書の金額を読み取り、社内の会計システムへ自動で入力できます。
従来は担当者が目視で確認して手入力していた作業を、AIが瞬時に完了させる仕組みです。
さらに、受信したメールの文章をAIが自動で解析し、緊急度に合わせて適切な担当者へ振り分ける処理も可能です。
入力ミスや確認漏れといった人為的なエラーを完全に防ぎ、業務の正確性を劇的に向上させます。
担当者は単純な作業から解放され、より重要な分析業務へ時間を割けるようになるでしょう。
日々の煩雑なプロセスを見直し、組織全体の生産性を底上げする重要な役割を担います。
Power AutomateでAI Builderを活用する主要な機能
実際に業務を自動化するにあたり、利用できる具体的なAIモデルについて紹介します。
日々の業務で特に活躍する文字認識や感情分析など、代表的な3つの機能を順番に見ていきましょう。
書類からテキストを読み取る機能
紙の書類やPDF形式のデータに記載された文字情報を、AIが自動で読み取ってデジタルデータへ変換する機能です。
OCRと呼ばれる光学文字認識技術を活用し、手作業でのデータ入力時間を大幅に削減できるからです。
たとえば、毎月大量に届く請求書をスキャンするだけで、日付や会社名や金額をAIが正確に抽出します。
抽出されたデータはExcelや会計データベースへ自動的に転記され、人の手を全く介さずに処理が進む仕組みです。
名刺の画像から名前や電話番号を読み取り、社内の顧客管理システムへ登録する作業も自動化できます。
印字された文字だけでなく、手書きの文字を高精度で認識できるモデルも標準で用意されている点も魅力でしょう。
書類を目視で確認しながらキーボードを叩く作業がなくなり、打ち間違いによる修正作業も発生しません。
毎月の締め作業に追われていた担当者の負担を劇的に軽くし、本来注力すべき業務へ専念できる環境を作り出します。
文章の感情を分析する機能
顧客から寄せられたアンケートの回答や問い合わせの文章を読み込み、肯定的な内容か否定的な内容かをAIが自動で判定します。
人間がすべての文章を読んで分類する手間を省き、顧客の声を迅速にサービス改善へ活かせるからです。
たとえば、実施したアンケートの自由記述欄をAIに読み込ませて、不満を感じている回答だけを即座に抽出できます。
クレームにつながりそうな厳しい意見をシステムが自動で検知し、担当者へ素早く通知メールを送る仕組みも構築可能です。
良い評価の文章と悪い評価の文章を自動でグラフ化し、日々の満足度を視覚的に把握する取り組みにも重宝するはずです。
外国語の文章が含まれている場合でも、言語を自動で認識して感情を正しく分析するモデルを利用できます。
顧客が抱える不満へ素早く対応できるようになり、企業の信頼度向上に直結する非常に有用な機能と言えるでしょう。
独自の予測モデルを構築する機能
自社の過去のデータをAIに学習させて、将来起きる事象を高い精度で予測する機能が備わっています。
蓄積された情報を有効に活用し、経験や勘に頼らないデータ主導の意思決定を支援できるからです。
たとえば、過去数年分の販売履歴や天候データを読み込ませて、来月の売上金額や必要な在庫数をAIに予測させられます。
退職した従業員の履歴を分析し、現在働いている社員の中で離職リスクが高い人物を事前に割り出す取り組みも可能です。
複雑な統計学の知識を持っていなくても、用意された画面にデータを投入するだけで高精度な予測モデルが完成します。
予測された数値をもとに在庫不足を未然に防ぎ、無駄な発注コストを劇的に削減できるでしょう。
専門家へ依頼せずに自社専用のAIモデルを短期間で作成し、企業の利益を最大化する強力な武器として活用できる画期的な仕組みです。
Power AutomateにAI Builderを組み込んだ業務効率化の事例
機能の概要を理解した後は、実際の業務現場でどのように役立つのかを確認しましょう。
多くの企業で導入されている代表的な三つの事例を通して、業務効率が劇的に改善するイメージをつかんでください。
請求書のデータ入力を自動化する
毎月末に集中する請求書の処理作業を、AIを用いて完全に自動化する事例が最も人気を集めています。
取引先ごとに異なるフォーマットの書類からでも、必要な情報を正確に抜き出して自動入力できるからです。
たとえば、メールに添付されて届いたPDF形式の請求書をシステムが自動で検知し、特定のフォルダへ保存する手順から始まります。
続いてAIが自動的に起動し、保存されたPDFから請求日や金額や振込先口座の情報を抽出できるのです。
読み取ったデータはそのままExcelの管理表や社内の会計システムへ転記され、担当者へ処理完了の通知メールが届く仕組みです。
担当者はシステムに反映された結果に間違いがないか、最終的な目視チェックを行うだけで問題ありません。
手作業による入力ミスがなくなり、確認作業にかかる時間も大幅に短縮されるでしょう。
残業の主な原因となっていた月末の定型業務を根本から解決へ導きます。
アンケート結果の集計作業を代行する
展示会やセミナーで回収した大量のアンケート用紙を、AIが素早く読み取って自動で集計する事例です。
手書きの文字でも高い精度で認識できるため、データ入力スタッフを雇う費用を削減できるからです。
たとえば、来場者に記入してもらったアンケート用紙をまとめてスキャナで読み込み、共有フォルダへ保存します。
保存された画像をAIが順番に解析し、選択式の回答だけでなく自由記述の感想も正確にテキストデータへ変換してくれます。
変換されたテキストは自動的にグラフ化され、集計レポートとして関係者のチャットツールへ素早く配信される仕組みです。
回答内容の感情分析も同時に実行すれば、参加者の満足度を数値化してリアルタイムで把握できます。
手入力の手間と時間を完全にゼロにし、集まった貴重な意見を即座に次の施策へ活かせる環境が整うはずです。
データの価値を最大限に引き出す有効な活用方法と言えます。
問い合わせ内容を自動で振り分ける
顧客から寄せられる大量の問い合わせメールを、AIが内容を理解して適切な担当部署へ自動で転送する活用事例です。
人間が一つずつメールを開いて内容を読み、転送先を考える時間を完全に省けるからです。
たとえば、ウェブサイトのフォームから送信されたメッセージをAIが即座に分析し、製品の故障に関する内容であればサポート部門へ自動転送します。
新規の相談であれば営業部門へ転送し、同時に担当者のスマートフォンへ緊急通知を送る設定も可能です。
さらに、よくある単純な質問には、AIが事前に用意された回答テンプレートを用いて自動で返信メールを送信する処理も組み込めます。
顧客を待たせる時間が劇的に短くなり、顧客満足度の向上と担当者の業務負担軽減を同時に実現できるでしょう。
社内向けの問い合わせ対応にも応用でき、バックオフィス部門の業務効率化にも大きく貢献する仕組みです。
Power AutomateのAI Builderを使った自動化フローの作成手順
実際にAIを活用した自動化の仕組みを構築する手順を解説します。
プログラミングの知識がなくても、画面上の直感的な操作だけでスムーズに設定を進められる3つのステップを確認していきましょう。
利用するAIモデルを選択する
自動化の仕組み作りは、目的に合ったAIモデルを一覧画面から選ぶ手順からスタートします。
解決したい業務課題に合わせて最適なAI機能がすでに用意されており、一から開発する必要がないからです。
たとえば、請求書の入力作業を自動化したい場合は「請求書処理」という名前の専用モデルをクリックするだけで準備が整います。
アンケートの感想を分析したい場合は、「感情分析」のモデルを選択するだけで基本設定が完了する仕組みです。
画面上にはそれぞれのモデルがどのような業務に適しているか、具体的な解説が表示されるため迷う心配はありません。
自社の独自の書類を読み取らせたい場合のみ、実際の書類画像をいくつか読み込ませてAIにレイアウトを学習させる簡単な作業を追加します。
専門知識を持たない担当者でも、迷わず最適な機能を選び出せる親切な設計と言えるでしょう。
自動化のワークフローを組み立てる
使用するAIモデルが決まった後は、業務全体の流れを自動化ツール上でつなぎ合わせる作業へ進みます。
どのようなきっかけでAIを動かし、処理した結果をどこへ保存するかを指定して一連のフローを完成させるためです。
たとえば「特定のメールアドレスにPDFが届いた時」を処理の開始条件として設定画面で指定します。
次に「選んだAIモデルでデータを抽出する」という動作ブロックを画面上に配置してつなぎ合わせる手順です。
最後に「抽出したデータをExcelに追記する」というブロックを配置すれば、全体の流れが完成します。
画面に表示されるブロックをマウス操作で順番に並べていくだけなので、複雑な数式を入力する手間は一切かかりません。
業務の手順をそのまま画面上のブロックとして再現するだけで、高度な自動化システムを誰でも簡単に構築できる画期的な環境が用意されています。
本番前の動作テストを実施する
組み立てたフローが正しく動くかを確認するために、実際の業務で使う前に必ずテスト稼働を実施します。
設定した条件通りにAIが起動し、意図した通りの結果が得られるかを事前にチェックしてトラブルを防ぐためです。
たとえば、作成したフローの画面右上にあるテストボタンを押して、サンプルとなるメールを自分宛てに送信してみます。
フローが順番に実行される様子が画面上に色付きで表示され、どの段階で処理が進んでいるかをリアルタイムで確認できる仕組みです。
もし設定に誤りがあった場合は、エラーが発生したブロックが赤く光って原因を詳しく教えてくれます。
エラー画面の指示に従って設定を修正し、最後までスムーズに処理が完了したと確認できれば本番環境へ移行する準備が整います。
安全に運用を開始するためのサポート機能が充実しており、安心して導入を進められるはずです。
Power AutomateでAI Builderを利用する際の料金体系
導入時の費用について、押さえておくべきポイントは以下の二点です。
- 使った分だけ支払うクレジット方式
- 初期導入にかかるライセンスの目安
無駄な出費を抑えて最適なプランを選ぶために、独自のシステムを解説します。
クレジット消費型の課金システム
本ツールの料金体系は、毎月一定の金額を支払って専用のクレジットを購入し、AIを利用するたびにクレジットを消費する仕組みを採用しています。
AIの利用頻度やデータ処理量に応じて必要な分だけクレジットを追加でき、柔軟なコスト管理が可能になるからです。
たとえば、請求書の読み取りを1回実行すると数クレジットが消費され、文章の感情分析を実行するとまた別のクレジットが消費されるといった形で計算されます。
月末に余ったクレジットは翌月に繰り越す仕組みがないため、毎月どれくらいの頻度でAIを利用するのかを事前に予測しておくステップが重要です。
自社の業務量に合わせて最低限のクレジットを購入しておき、足りなくなったタイミングで追加購入する運用をおすすめします。
無駄な固定費を支払い続けるリスクを避け、使った分だけ費用を負担する合理的な料金体系と言えるでしょう。
ライセンス導入に必要なコストの目安
実際に導入する際の費用は、月額で約7万円弱からスタートするプランが一般的な目安となります。
数万回分のAI処理に使えるまとまったクレジットがあらかじめ付与されており、中規模な業務の自動化であれば基本料金だけで十分にまかなえるからです。
たとえば、月に数百枚程度の請求書処理とアンケート集計を自動化する場合、追加のクレジットを購入せずに初期のライセンス費用のみで運用できるケースが大半を占めます。
もし全社規模で数万件のデータを毎日処理するような大規模なシステムへ拡大させる場合は、追加のクレジット費用が段階的に発生する仕組みです。
最初は一つの部門だけで小さく運用を始めて費用対効果を測定し、成果が出た段階で他の部門へ展開していく方法が安全でしょう。
人員を新たに雇う人件費と比較すれば、はるかに安価で確実な業務改善を実現できる有効な投資になります。
Power AutomateのAI Builder導入で社内評価を高めるステップ
ツールの導入を単なる業務効率化で終わらせず、担当者自身のキャリアアップへつなげる重要な視点をお伝えします。
社内で高く評価されるための戦略的な立ち回り方を、二つのステップに分けて確認しましょう。
定型業務の削減時間を数値化する
AIを導入した成果を社内でアピールするためには、削減できた作業時間を具体的な数値として算出する作業が最も重要です。
経営陣や上司に対して、ツール導入による費用対効果を客観的なデータで明確に示して説得力を高める必要があるからです。
たとえば「請求書の入力作業が楽になった」と感覚的に報告するのではなく、「月に50時間かかっていた入力作業を自動化し、毎月10万円分の人件費削減に成功した」と金額ベースで提示します。
導入前の作業時間を日報などで正確に記録しておき、導入後の作業時間と比較したレポートを作成する手法が効果を発揮します。
数値を根拠にした論理的な報告は経営層から非常に高く評価され、優秀な推進担当者としての信頼を獲得できるでしょう。
ツールを導入して満足するのではなく、目に見える実績として数字を残す意識が社内での評価を劇的に引き上げます。
創出した時間を付加価値の高い企画業務に転換する
定型業務の自動化によって空いた時間は、ただ残業の削減に充てるだけでなく、より高度な戦略業務へ投資する姿勢が求められます。
空いたリソースを企業の売上拡大やサービス向上に直結する業務へ回すことで、担当者としての市場価値がさらに跳ね上がるからです。
たとえば、毎日2時間かかっていたデータ入力作業が自動化できたら、空いた時間を使って新しい業務改善プランを練り上げたり、競合他社のデータ分析を実施したりします。
誰もができる単純作業から抜け出し、人間の思考力が必要な分析業務に専念する仕組みを作り上げるのです。
働き方の劇的な変化は経営陣の目にも魅力的に映り、重要なプロジェクトの責任者に抜擢される可能性も高まるでしょう。
残業を減らして家族との時間を確保しつつ、会社からの評価も同時に高めて昇進につなげる理想的なキャリアプランを実現できます。
まとめ｜Power AutomateのAI Builderを導入して家族との時間を増やそう
Power AutomateのAI Builderは、プログラミング不要で請求書処理やデータ入力を自動化できる強力なツールです。
文字認識や感情分析などの機能を活用すれば、毎月の面倒な手作業や入力ミスから完全に解放されるでしょう。
使った分だけ支払うクレジット制なので、無駄なコストを抑えて小さく始められるのも大きな魅力といえます。
単純作業の時間を付加価値の高い企画業務に変えれば、社内での評価アップや昇進も大きく近づくはずです。
早速ツールの導入に向けて動き出し、無駄な残業を減らして家族と笑顔で過ごすプライベートを手に入れましょう。